Arama havuzları oluşturma ve toplu potansiyel müşteri verisi aktarımı

CRM uygulamanızda potansiyel müşteri arama havuzları oluşturarak, personelelrinize otomatik potansiyel müşteri dağılımı yapabilir, voip entegrasyonunuz var ise çağrı merkezi personellerinize otomatik aramalar oluşturabilirsiniz. 

Oluşturulan arama havuzlarına toplu veri aktarımları yapabilir ve bu verileri personellerinize dağıtabilirsiniz. Bu makalemizde bir arama havuzu oluşturup havuza dahil personeller belirterek havuzumuza toplu telefon numarası aktarımı yapacağız. 

*** Toplu potansiyel müşteri verileri, KVKK kapsamında izinli veriler olmalıdır, aktarılan verilerin sorumluluğu tamamen size aittir.

1-> CRM uygulamanızın sol menüsünde yer alan "Dış Aramalar" -> "Havuz Ayarları" butonuna tıklanır.

2-> Karşınıza daha öne oluşturmuş olduğunuz havuzların bir listesi gelecektir. Bu senaryomuzda yeni bir havuz oluşturacağımız için listenin sağ üstünde bulunan "YENİ HAVUZ OLUŞTUR" butonuna yıklayın.

3-> Sizden oluşturulacak havuza ait bilgilerin girilmesini istenen bir form gelecektir. Burada sizden istenen alanların açıklaması aşağıda detaylıca anlatılmıştır.

• Havuz adı : Oluşturulacak havuza ait tanımlayıcı bir ad girilmelidir.
• Havuza dahil personeller: Havuzdaki verilerin dağıtılacağı personeller burada seçilir birden fazla personel eklenebilir.
• Oto Çağrı Başlat : Eğer voip entegrasyonunuz var ise, uygulamanız havuza dahil personelleri sürekli takip ederek görüşmede olmayan personellere otomatik olarak havuzdan bir veri ararak arar ve bağlar.
• Havuz Durumu : Otomatik arama ve veri dağıtımı için havuz durumu aktif olmalıdır.

4-> Senaryomuzda "Eğitim Sertifikası" adı ile bir arama havuzu oluşturduk. Bu havuza toplu olarak telefon numarası ve müşteri bilgilerini içeren verilerin aktarımı için aşağıdaki adımlar ile devam ediniz

5-> Uygulamanızda sol menüde yer alan "Dış Aramalar" -> "Data Aktarımı" butonuna basın.

6-> Karşınıza veri aktarımı için gerekli parametreleri doldurmanızı isteyen bir pencere açılacaktır. Burada yer alan paremtrelerin açıklamaları aşağıda detaylıca anlatılmıştır

• Outbound Kategorisi : Aktarılacak verilerin yer alacağı kategori buradan seçilir. Ek kategori oluşturmak isterseniz "Yeni outbound kategorisi nasıl oluşturabilirim" isimli dökümanımızı inceleyebilrisiniz.
• Atanacak Outbound havuzu : İlk adımda oluşturulan havuz burada seçilir. Senaryomuzda "Eğitim Sertifikası" adlı bir havuz oluşturmuştuk.
• Excel Dosyası : Verilerimizin bulunduğu Excel dosyası buradan seçilmelidir. Kendi verilerinizi örnek excel dosyasına göre düzenlemeniz gerekmektedir. Sol altta yer alan "Örnek Excel Dosyası" butonuna tıklanarak örnek excel şablonunu temin edebilirsiniz. Verilerinizi örnek şablona göre manüpüle ettikten sonra buradan düzenlediğiniz excel dosyanızı seçebilrisiniz.

7-> Paremetreler doldurulduktan sonra "Aktarımı Başlat" butonuna tıklanarak veriler sisteme aktarılır.

Veri akatarımı tamamlandıktan sonra CRM uygulamanız havuza dahil personellere aktarılan verilerden otomatik olarak dağıtarak görevler oluşturacak ve personelinizin görevi tamamlamasını bekleyecektir. Görev tamamlanmadan havuzdan yeni bir veri aktarımı veya yeni bir otomatik çağrı başlatılmayacaktır.

Personelleriniz sisteme giriş yaptığında havuzdan atanan veriyi Sol menüde yer alan "Dış Aramalar" -> "Aranacak Portföy" bölümünden görebilir. Her veri personellerinize izole bir şekilde aktarılır. Aktarılan verileri başka bir personel göremez, böylece mükerrer aramaların önüne geçilmiş olur.

Sisteme giriş yapan personelleriniz aynı zamanda tamamlaması gereken görevleri uygulamaya giriş yaptıkları ana sayfada bulunan "İş Akışı" penceresinden de görebilirler:

Son güncelleme : 03.04.2023